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5S para la mejora continua

5S para la mejora continua

Autor

ISBN

978-84-8411-116-0

Idioma

Castellà

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Las 5S son la metodología idónea para iniciar el cambio hacia la cultura de la Mejora Continua y la excelencia. Con ellas, la organización aprende y crece desde la responsabilidad de las personas. Es la oportunidad de aportar valor aflorando el talento de cada una de las personas.

Este libro sirve de guía para la implementación de un proyecto de 5S. Encontrarás ejemplos, experiencias de empresas, material de soporte y anécdotas para fomentar el aprendizaje y alcanzar el éxito en la implementación de las 5S para la Mejora Continua.

 

El cliente podrá solicitar una demo de la Aplicación 5S de ONLEAN para activar y consolidar las 5S en su empresa.

 

«Este libro va dirigido a aquellos interesados en implementar las 5S con el fin de crear valor tangible. Los autores han adaptado su notable experiencia en implementación a un manual práctico de fácil aplicación. Valoro mucho la coherencia del enfoque adoptado a la hora de esclarecer la motivación empresarial, de crear el entorno propicio para conseguir resultados sostenibles y lo que es más importante aún, de lograr que los empleados puedan experimentar la satisfacción de la Mejora Continua»

Tim Jungkamp, Director Global LEAN de BASF

 

«Las cosas más importantes a menudo pasan desapercibidas. Entender el poder de las 5S es la esencia de la Mejora Continua. Sin ellas, es complicado gestionar un mundo en constante cambio. Pero con su aplicación, simplificamos y convertimos el trabajo en algo más eficiente y agradable»

Paul Akers, Presidente de FastCap y #1 Lean youtuber

Ressenyes

«A la semana siguiente se puso en contacto con los dirigentes de mi empresa y empezó a trabajar con nosotros como consultor. Lo primero era implementar un idioma común para que todos nos entendiéramos, ese idioma no fue otro que el de las 5S.

La primera S, eliminar cosas innecesarias, creo que fue la más dura de todas pero también la más gratificante ya que podías comprobar que algo estaba cambiando. En un principio todo era necesario, pero poco a poco se iba imponiendo la cordura y cada vez salían más cosas innecesarias. En esta primera fase la resistencia al cambio fue máxima. Recuerdo que teníamos un sistema de tarjetas rojas que enganchábamos en todo aquello que considerábamos innecesario y si alguien consideraba que aquello era necesario, lo discutíamos y lo resolvíamos. Las tarjetas se dejaban durante una semana y si durante esos días nadie reclamaba, se eliminaba aquello que estaba marcado. La segunda S, era ordenar todo lo que quedó. En esta fase no hubo muchos problemas puesto que era muy evidente todo aquello que teníamos que ordenar, y después de la primera S, sitio era lo que más teníamos. En esta fase vimos con alegría cómo desaparecía la montaña de palets y cómo iba tomando forma una nueva forma de hacer las cosas. La tercera S, limpiar, fue la más celebrada. Significó la ruptura con el pasado reciente, empezando a cambiar nuestro puesto de trabajo por un lugar digno.

Todas estas mejoras desembocaron en la designación de nuestra fábrica como el centro que aglutinaría toda la producción mundial de aceites para curtidos. Sólo dos meses antes de la designación como fábrica de referencia, la dirección de la compañía se debatía entre cerrarnos de forma fulminante o mantenernos con producciones residuales»

Joan Ferreres, Responsable de producción de Pulcra Chemicals

«Hace unos años teníamos una planta de producción en la fábrica que dirijo que estaba en una situación crítica de viabilidad tanto económica como técnica. Esta situación planteó el cierre de la planta de producción, con el agravante para la alta dirección de ser una planta con un alto índice de incidentes de seguridad, derrames y una baja fiabilidad de los equipos de producción: los activos fijos. Antes de tomar la decisión, y después de contar con diversas personas en la dirección de la planta en poco tiempo, dimos la última oportunidad de liderarla a un ingeniero con muy buenas referencias y grandes retos alcanzados anteriormente. A grandes problemas técnicos, grandes soluciones técnicas.

Al cabo de un mes trabajando en el centro y siendo ya conocedor del espacio, la tecnología y las personas, le llamé a mi despacho para tener una primera opinión de qué proyectos ingenieriles veía él para mejorar la fiabilidad de la planta y hacerla viable económicamente. Mi sorpresa fue grande al escuchar esa respuesta absolutamente disparatada por parte de un buen ingeniero: “Vamos a empezar con las 5S”.

[...] Así fue. En unos meses cambió el aspecto de la planta, las personas empezaron a interactuar de forma distinta, encontraban la solución a pequeños problemas sin aparente importancia, si era necesario paraban la producción para resolverlos, empezaron a ser un equipo y cambiaron los indicadores del scorecard a mejor»

Mike Feldmann, Director en Cincinnati, USA

«Actualmente estamos empezando a aplicar los primeros pasos de la metodología de las 5S en la planta de producción, que posiblemente es la más olvidada de la empresa, y no por ello la menos importante. Estamos viendo grandes cambios en la motivación del personal que ve cómo ahora puede exponer sus problemas, proponer soluciones y aplicar medidas de mejora. Los resultados son increíbles, aquellos problemas de producción, de calidad u operativos de difícil detección y solución por parte de la dirección y mandos intermedios son ahora resueltos de manera natural por el propio equipo de producción. ¿Dónde está el truco? No hay truco.

Se trata únicamente de la comunicación. Creamos espacios de comunicación para exponer nuestras propuestas y ser escuchados por los compañeros, encontrando juntos las soluciones. Entramos en el paradigma de la Mejora Continua borrando de nuestra mente los imposibles. No hay nada más gratificante que ver que las soluciones las tienen los propios miembros del equipo y que solamente tenemos que escucharlos y acompañarlos. Crecemos con el impulso del equipo para generar sinergias»

Joan Colom i Grabulosa, Director de operaciones de Bellapart S.A.U.

«Para no malbaratar el potencial e intelecto de los trabajadores, desde Miralles (empresa de artes gráficas de packaging para productos de consumo) vimos en la formación la oportunidad de transferir el foco de la mejora hacia el propio empleado (ejercitando la toma de responsabilidad interna). Los cambios surgidos del ingenio y consenso de los empleados tienden a ser más efectivos y duraderos.

Por este motivo, decidimos formar a la totalidad de los empleados (cerca de 120) con la metodología 5S, generando equipos de mejora y concienciándolos con la importancia de ser proactivos y creativos en la mejora de su entorno. Ampliando así su área de influencia.

El resultado ha sido la generación de equipos más conscientes del valor de sus actividades, más capacitados para detectar anomalías y oportunidades, y más efectivos a la hora de implementar y mantener las mejoras»

Oscar Gea, Director industrial de Miralles

Ramon Llugany, Director de producción de Miralles

«Lo más interesante de la metodología ServiConsulting Lean Coaching es lo pragmática y simple que puede llegar a ser. Fomenta las soluciones sencillas y ágiles que aportan valor al trabajador y a la organización, siempre analizando el valor desde el puesto de trabajo. Consiste en materializar aquellas ideas y oportunidades que nos surgen a diario con nuestra actividad pero que no implementamos por “falta de tiempo o de recursos”»

Ben Sterk, Socio fundador de ServiConsulting

«Uno de los aspectos de las 5S que más valoro y que más positivamente me ha sorprendido, es la fuerza con la que ésta anida en el interior de las personas. Es un espíritu de mejora que perdura en el modus operandi de los empleados. Difícilmente una persona renuncia a un sistema diseñado para mejorar su trabajo y el de sus compañeros, sobre todo si éste está bajo su responsabilidad. Es por este motivo que las 5S son consideradas la base de la Mejora Continua; son la herramienta ideal para cambiar el chip de las personas y focalizarse en la búsqueda del valor.

Con mi experiencia, he podido comprobar de primera mano, que a pesar de que el proyecto de implementación de las 5S se haya dejado en segundo plano por parte de la dirección —centrándose en otros aspectos muy importantes y urgentes en aquel momento para la empresa—, la llama de la Mejora Continua ha seguido encendida en el interior de los empleados. A pesar de abandonar el proyecto, el equipo, años después, sigue ejercitando las 5S por su cuenta. Es la voluntad de los empleados mejorar su espacio de trabajo»

Manuel Ruiz, Responsable de Desarrollo Industrial de GiGames, grupo Novomatic

«Aunque todo el equipo sea consciente de la necesidad de mejora, es muy habitual que no tenga el hábito de generar reuniones que fomenten el flujo de estas mejoras para canalizarlas hacia su resolución. Se exponen los problemas que afectan a la empresa e inconscientemente muchos equipos se enganchan con ellos, impidiéndoles abordar las soluciones o las oportunidades que éstos representan.

Así como este estado es un fenómeno natural, gestionarlo para que el proyecto avance requiere de una buena habilidad en la gestión de equipos y del cambio. Hay que transformar las quejas (exposición de necesidades mal planteadas) hasta lograr la fructífera exposición de oportunidades de mejora (necesidades bien definidas y motivadoras para los participantes, llegando a las soluciones de los problemas).

Con el tiempo, el equipo fue realizando pequeños cambios en su gemba, las reuniones se volvieron más provechosas y focalizadas. Los buenos resultados conseguidos por los participantes alimentaron el positivismo y les llevaron a ser más proactivos. Por este motivo, ahora en nuestra empresa son tan importantes para nosotros los espacios de comunicación, donde exponemos distintos puntos de vista, preocupaciones, problemas, oportunidades y, sobre todo, soluciones»

Anna Tacies, Directora de Producción de Pulcra Chemicals

«Es determinante mantener la responsabilidad, la fiabilidad, el valor de los indicadores definidos y la constancia, para recopilar la información necesaria en metodologías como el OEE o el SMED. Es muy difícil conseguir que empleados noveles en el Lean puedan extraer la información útil para la mejora en estas herramientas (su visión inicial tiende a ser superflua, desperdiciando infinidad de oportunidades por anotar). Las 5S son la metodología idónea para afinar la visión de las personas en la busca del desperdicio y del valor que permiten extraer información del gemba con más criterio.

Actualmente como consultor externo sigo ayudando a las empresas a instalar “sistemas de comunicación”, basados en el flujo de información y la toma de decisiones. Eso sí, siempre antes me aseguro de que la organización tenga bien consolidadas las 5S»

Josep Mena, ex-Responsable de Mejora Continua de Sara Lee

«Hidralair es una ferretería industrial, y como cualquier negocio que quiere progresar y prosperar, apostamos por realizar las 5S. Los cambios fueron poderosos y las soluciones innovadoras, pero nos dimos cuenta de que en determinadas situaciones es necesario y muy beneficioso instalar mecanismos estandarizados para el uso de las 5S.

A veces, las empresas que implementan las 5S terminan desviándose del verdadero foco, se bloquean en la elaboración o adaptación del mobiliario y útiles antiguos para el uso de los nuevos sistemas. Se realizan verdaderas filigranas, invirtiendo muchas horas y recursos en adaptar dichos elementos. Pero lo importante en las 5S es definir precisamente los sistemas que aportan valor al equipo y son sostenibles en el tiempo. Es aquí donde los trabajadores deben aportar toda su innovación y dedicación. Por el contrario, los elementos de soporte al sistema (mobiliario, útiles, paneles…) pueden ser elegidos mediante catálogos especializados ya que muchas soluciones ya han sido estandarizadas, ampliamente testadas y usadas por infinidad de empresas de distintos sectores»

Ferrán Marco, Gerente de Hidralair

«Fue a través de las 5S, junto a un proceso de coaching de equipos, que se empezó a cambiar el paradigma limitante establecido, aflorando el verdadero potencial de las personas. La 1ª S te plantea los primeros retos; pueden parecer simples, pero éstos indirectamente ponen a prueba la agilidad del equipo. Si no hay conexión entre las personas, el reto siempre superará al “equipo”. Para evitar que el “equipo” haga aguas y se consolide como EQUIPO, hay que proporcionarle un soporte de coaching para fortalecer las conexiones entre las personas. Las personas deben despertar en su interior la responsabilidad de cambiar y trabajar las habilidades para llevarlo a cabo»

David Prieto, Ex Director de Manaut

José Antonio Fernández, Responsable de Producción de Manaut

«Como hemos visto anteriormente, Miralles es una empresa que apuesta por el desarrollo de sus trabajadores para alcanzar con ellos los objetivos comunes de la organización. Con esta voluntad de apostar por el crecimiento, una vez terminamos el proyecto de implementación de las 5S en la sección de troquelados, desde el departamento de Mejora Continua colaboramos con sus responsables para iniciarnos con una nueva metodología, el SMED»

Vanessa Moreno, Responsable de Mejora Continua de Miralles

Damaris Alba, Responsable de Mejora Continua de Miralles

«Conocemos de primera mano las dificultades que presenta iniciarse con una certificación. No es una decisión fácil para la empresa, puesto que hay que garantizar que sus empleados podrán gestionar el nuevo estado. Los softwares de gestión son un excelente sistema para controlar los procesos de la certificación, pero como en todo, al final depende de las personas la correcta gestión. Por este motivo les recomendamos a nuestros clientes que implementen las 5S y se inicien con la metodología Lean Coaching. Las 5S, como metodología diseñada para fomentar el orden y la autodisciplina, son el soporte ideal para facilitar la implementación y el mantenimiento de cualquier sistema de gestión estandarizado (ISO, OHSAS, FDA, SQAS…). Los equipos que aplican las 5S además de generar entornos más acondicionados para la mejora en la parte operativa, logran también trazar sistemas más efectivos para administrar y mejorar los procesos.

Los resultados de las 5S son tan notorios y objetivos, que distintos sistemas de gestión como la ISO 9001 de calidad, puntúan favorablemente su aplicación en la empresa (la cultura de la Mejora Continua es reconocida, valorada y recompensada en las auditorías)»

Lluís Fuste, Gerente de Gestión Externa Sistemas (G.E.S.)

«Para Investa (asesoría empresarial) el valor más importante es el compromiso con el cliente. Como en la mayoría de empresas, tenemos urgencias de gran importancia que integramos sistemáticamente en nuestra actividad diaria (forma parte de una gestión bien ordenada y definida de ellas). En nuestro caso, es muy habitual recibir llamadas o emails de clientes preocupados debido a alguna reciente notificación por parte de la siempre “temida” Administración Estatal de la Agencia Tributaria (dichas notificaciones no suelen ser sinónimo de buenas noticias…). A partir de entonces tenemos la responsabilidad de argumentar una respuesta a la agencia, con el riesgo de pagar una multa si nos salimos de las fechas límite.

Es un proceso delicado, urgente e importante que requiere tener la información accesible y contrastada para actuar con rapidez y determinación. En un entorno caótico (tanto en la organización de las tareas como en la gestión de la documentación digital y física) sería imposible compaginar con éxito la jornada programada con dichas urgencias»

Carles Segura, CEO de Investa

«VWR es una multinacional dedicada a la distribución de material para laboratorio. Al ser un sector muy específico, con unos productos de alta calidad y de notorio valor económico, a menudo tenemos que hacer entregas a la unidad (por ejemplo una microcentrifugadora para un determinado cliente). Con este nivel de detalle, es muy importante tener estandarizados todos los procedimientos del almacén. Para evitar cualquier posible error en la entrega, hay que tener controlado todo el proceso, desde que entra el producto hasta que sale. Todo esto manteniendo la sencillez básica de la cual toda OPL debe hacer gala. A esta simplicidad debemos añadirle el factor visual, siendo la OPL una instrucción reconocida y comprendida inmediatamente. En nuestro caso solemos emplear fotografías y esquemas que indiquen la situación ideal (la correcta) y una situación indebida (remarcada inconfundiblemente como no deseada)»

Alberto González, Warehouse Supervisor de VWR

«En Pulcra Chemicals, como ya hemos visto antes, hemos vivido de primera mano los beneficios que las 5S generan en las dinámicas de los equipos. El equipo resulta una unidad constituida por la pluralidad de las distintas personas, siendo capaz de lograr todos los retos y oportunidades que se generan por grandes que éstas sean. La superación de las dificultades, así como la consecución de los objetivos, parten del compromiso con la metodología y con el propio equipo.

[...] Con el fin de establecer un mayor vínculo entre compañeros y celebrar el éxito del proyecto 5S en el área de producción, la dirección invitó de forma extraordinaria a todos los empleados a pasar un fin de semana en un hotel para reforzar los lazos con todo el equipo. En la celebración no faltó la exposición del proyecto completado con éxito mediante presentaciones y vídeos realizados por el equipo. Fue un excelente modo de conectar más con los compañeros y dar valor al magnífico trabajo realizado. El entorno nos indujo a visualizar nuevas oportunidades»

Joan Ferreres, Responsable de producción de Pulcra Chemicals

«Desde The Focus (consultoría de prevención de riesgos laborales) queremos dar un nuevo enfoque a la cultura preventiva, ayudando a que los empleados interpreten la seguridad como una oportunidad de mejora. Nuestra experiencia laboral, las vivencias con los empleados y las dificultades que existen para interpretar que la seguridad es un valor añadido, nos lleva a crear y a utilizar herramientas y productos que permiten consolidar el estado de interdependencia.

No es casual que aquellos equipos que se han formado y posteriormente han aplicado en sus procesos y tareas la metodología de las 5S, consoliden de una forma más eficiente la cultura preventiva. Estos equipos participan activamente en las actividades y proyectos de seguridad, poniendo en práctica los conceptos y conocimientos adquiridos en pro de la prevención de riesgos laborales»

Alberto Cuellar, Socio fundador y Director de The Focus

Pere Oleart, Socio fundador de The Focus

«Aprovechando mi experiencia como consultor Lean, apliqué metodologías de Mejora Continua en mis tiendas de informática y copistería (Ecoservei Digital). Pude comprobar de primera mano las dificultades, los beneficios y el potencial de adquirir la mentalidad Lean en los pequeños negocios. No fue un proceso fácil, pero los resultados compensaron con creces el esfuerzo realizado. Para superar dificultades y aprovechar oportunidades durante el proyecto creamos un programa informático Lean para dar soporte a la implementación de las distintas metodologías y facilitar su continuidad durante la actividad diaria. El resultado fue un programa accesible, simple, dinámico. El programa nos permitió entre otras cosas mejorar el seguimiento de acciones, hacer más accesible y fluida la comunicación de la información, ordenar como organización dicha información y extraer nuestros indicadores clave.

Como consultor, siempre que un cliente requiere de soporte informático para dinamizar el proceso de Mejora Continua, implementamos el programa. Tanto en las PYME como en las grandes empresas, la informática juega un papel muy importante para dinamizar y sobre todo consolidar el cambio. Depende de nosotros aprovechar la oportunidad»

Jordi Antonio, Consultor y Gerente de Ecoservei Digital

«Después de los primeros pasos en proyectos 5S, uno se da cuenta de que los beneficios de esta herramienta básica van más allá de lo pensado en un primer momento. Todos los colegas que han participado sienten un profundo orgullo y una gran satisfacción por los beneficios visibles obtenidos por ellos mismos en un breve plazo. De esta manera promovemos una cultura de la excelencia mediante la Mejora Continua de los espacios donde se han aplicado las 5S.

Como en toda metodología de Mejora Continua, la clave radica en convertir en expertos a todos los usuarios del espacio que se quiere mejorar con las 5S. Adicionalmente realizar unas buenas y divertidas formaciones, trabajar codo a codo con cada uno de ellos, crear foros para compartir experiencias, ideas, problemas, soluciones, crear mecanismos de reconocimiento, y en definitiva ayudarles a crecer día a día, creciendo también uno mismo. El objetivo es lograr que cada uno de ellos y ellas sientan suyas las mejoras realizadas en los espacios donde se han aplicado las 5S y que enseñen orgullosamente sus resultados a los visitantes, a compañeros de otras plantas, a colegas de otras áreas e incluso a amigos y familiares»

Joaquim Font, Supply Operations & Value Stream Leader de Zoetis Olot

«Motivados por el interés y la necesidad de alcanzar la excelencia en nuestro día a día, utilizamos el programa 5S, uno de los pilares básicos del Lean, para conseguir los objetivos: lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados, más seguros, más limpios y estandarizados para que cualquier operario pueda encontrar un material, hacer un pedido o hacer un trabajo específico sin ayuda. El impacto de las 5S en nuestro entorno de trabajo nos ha permitido tener un mejor flujo de trabajo con menos repetitividad de procesos y menos espacio ocupado. Hemos eliminado y reorganizado todo el material no necesario, con ello hemos reducido notablemente el tiempo para encontrar un artículo. Por ejemplo: pasamos de 4 minutos a 10 segundos para encontrar un cartucho de tinta en un almacén o de 5 minutos a 30 segundos para encontrar una probeta en otra área, reduciendo así pérdidas de tiempo. Con la conexión con el sistema Kanban tenemos fijado un stock mínimo y máximo que nos evita paradas innecesarias y reduce costes de inventario»

Rosa Font, Operational Excellence Leader de Zoetis Olot

«Si queremos mejorar necesitamos las 5S. Felicitaciones a quienes habéis decidido leer este libro ya que esto significa que queréis mejorar. Antes de continuar la lectura os invito a reflexionar sobre la naturaleza de vuestra motivación para mejorar. ¿Queréis aprender cómo utilizar la metodología? ¡Fantástico! Vuestros espacios de vida y de trabajo serán más eficaces y eficientes. Las 5S se implementan fácilmente y producen rápidamente resultados evidentes. Nos gusta aplicar las 5S en nuestra área de trabajo. Nos da un objetivo inequívoco con resultados casi asegurados. En poco tiempo podréis mirar las fotografías del Antes y Después para comprobar que habéis liderado un gran proyecto con resultados visibles y reales»

Piet Swartelé, Site Leader de Zoetis Olot